マイナンバーその２
今回は、前回に引き続きマイナンバー制度に対応するためのポイントを、Ｑ＆Ａ形式でお伝えします。
大事なポイントは次の二つです。
1.どのような準備をすればよいか。
2.個人情報の取り扱いについて。
それでは、まず1.の「どのような準備をすればよいか。」についてお伝えします。
Ｑ．最初にマイナンバーを使うのはいつ？
Ａ．今年の年末調整のときに提出する、平成２８年分の扶養控除等申告書です。
（注）一般的には、平成２７年の年末調整の時には、翌年の平成２８年の扶養控除等申告書を出してもらうことが多いと思います。
【解説】
まずは、マイナンバー制度導入の流れから見てみましょう。
出典：内閣官房「社会保障・税番号制度の概要資料」
上の図にあるように、マイナンバーが交付されるのは今年の１０月からですが、実際にマイナンバーを記載しなければならないのは、来年の平成２８年１月１日以降に開始する年分の申告書からですので、あまり急いで対応する必要はないと思っている方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、マイナンバーは年末調整にも利用されるため、会社は全従業員のマイナンバーを集めて、従業員が扶養控除等申告書に記載したマイナンバーが正しいかどうかのチェックをしなければなりません。
しかも、実務上この扶養控除等申告書は、年末に翌年分を提出するのが一般的ですから、今年提出して頂くものからマイナンバーを記載しなければなりません。
したがって、会社としては今年の年末調整に間に合うように、１０月の交付開始後すぐに従業員からマイナンバーを収集するのが一番良いでしょう。
来年収集するとなると、それまでに紛失してしまう恐れがあるという問題もあります。
Ｑ．マイナンバーをすぐ収集するためにはどのような準備が必要？
Ａ．まずは社内でマイナンバーに関する担当者を決めて、従業員に周知しておく。
【解説】
マイナンバーを１０月の交付開始後すぐに収集するためには、やはり従業員の方に事前に周知しておくことが必要です。
そのためには、会社内で最低一人はマイナンバーに関する担当者を決めておく方がスムーズでしょう。
内閣官房のホームページに、事業者向けのマイナンバー制度を解説する動画があります。
マイナンバー制度について非常にわかりやすく解説してありますので、担当者の方はぜひ一度ご覧になってみてください。
http://www.gov-online.go.jp/tokusyu/mynumber/ad/kj...
次に、2.の「個人情報の取り扱いについて」です。
Ｑ．マイナンバーに関する情報が漏えいした場合の罰則は？
Ａ．通常の個人情報の漏えいよりも厳しい罰則が適用されます。
【解説】
マイナンバーについては、個人情報の一部ですので原則として「個人情報保護法」が適用されます。
さらに、マイナンバーによって名寄せなどが行われるリスクがあることから、個人情報保護法よりも厳しい保護措置を「番号法」で上乗せしています。
マイナンバーは、今まで個人情報を扱うことがなかった会社にも個人情報を扱わせることになりますから、そのような会社は個人情報の取り扱いについてしっかりと準備する必要があります。
Ｑ．具体的にはどのような準備をすればよい？
Ａ．マイナンバーの適正な取扱いに関するガイドラインが公表されているので、これに従って準備してください。
【解説】
以下のリンクに、マイナンバーの取り扱いに関するガイドラインが載っておりますので、一度ご覧になってみてください。
http://www.ppc.go.jp/files/pdf/261211guideline2.pd...
この中で重要な内容は以下の二つです。
（1）マイナンバーの利用、提供、収集・保管の制限
番号法に定められた場合以外の目的ではマイナンバーを利用、提供、収集・保管することを禁止。
※この定められた場合とは、社会保障・税・災害のことです。
（2）マイナンバーの安全管理措置
マイナンバーの漏えい、滅失または毀損の防止その他の適切な管理のために必要な措置をとることが必要。
安全管理措置の具体的な内容についてはガイドラインをご覧ください。
なお、中小企業（従業員100人以下その他の要件を満たすもの）については、マイナンバーを含む個人情報を取り扱う量が少ないことから、より簡単な対応によることが認められています。
以上、二回にわたってマイナンバーに関する情報をお伝えしました。
マイナンバーは、全国民、全企業にとって避けることのできない制度です。
上の説明では難しそうに聞こえるかもしれませんが、利用範囲が「社会保障・税・災害」の三つに限定されているため、制度としては非常にシンプルです。
しかし、重要な個人情報を扱う業務が、全ての企業に強制されるという点で非常に手間がかかりますし、情報の漏えいに対する不安もあります。
したがって、制度がスタートしてから準備を始めるのではなく、早いうちから準備を進めておくことが必要でしょう。
2015/06/25
